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公司员工离职管理制度

2019-06-17 07:35:24 1190 1195
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  第一条 目的

  为维护公司合法行使用工权,保障公司员工的合法权益;规范集团公司及其子公司员工的离职管理,制订本制度。

  第二条 适用范围

  集团公司及其子公司。

  第三条 离职种类

  一、试用期内终止劳动合同的离职(以下简称试用期内离职):指员工在试用期内,公司或员工个人因正当理由提出终止劳动合同关系。

  二、劳动合同期满,自然终止劳动合同的离职(以下简称合同期满离职):

  指劳动合同期满,公司或员工任何一方不愿续签劳动合同,双方劳动合同关系自然终止。

  三、劳动合同期内,提前终止劳动合同关系的离职(以下简称合同期内离职,包括辞职、辞退、擅自离职)。

  (一)、辞职:指员工方由于自身原因等合法因素,向公司提出提前终止劳动合同关系。

  (二)、辞退:因下列原因,由公司提出与员工提前终止劳动合同关系。其中:

  1、员工有下列情形之一的,公司可以即时解除劳动合同,予以辞退(因员工过失而提前解除劳动合同):

  ① 在试用期间被证明不符合录用条件的;

  ② 严重违反用人单位的规章制度的;

  ③ 严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的;

  ④ 劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系,对完成本单位的工作任务造成严重影响,或者经用人单位提出,拒不改正的;

  ⑤ 以欺诈、胁迫的手段使公司在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的;

  ⑥ 被依法追究刑事责任的。

  2、有下列情形之一的,公司提前三十日以书面形式通知员工本人可以解除劳动合同,予以辞退(非员工过失而提前解除劳动合同):

  ① 劳动者患病或者非因工负伤,在规定的医疗期满后不能从事原工作,也不能从事由用人单位另行安排的工作的;

  ② 劳动者不能胜任工作,经过培训或者调整工作岗位,仍不能胜任工作的;

  ③ 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,

  经用人单位与劳动者协商,未能就变更劳动合同内容达成协议的;

  ④ 因生产经营环境发生重大变化,需裁减人员的;

  3、员工有下列情形之一的公司可以提出终止劳动合同关系:

  连续旷工三天(含)以上,或一月内累计旷工五天(含)以上,或一年内累计旷工十二天(含)以上。

  4、擅自离职 :指员工未申请辞职或辞职申请未经批准或未按公司要求办理离职手续,擅自离开公司工作岗位。

  第四条 人力资源主管部门的离职管理职责

  一、集团公司人力资源部

  (一)、依据员工副档在《员工离职申请单》(附件一)中填入拟离职员工的基本信息。

  (二)、与集团公司员工和子公司部门负责人(含)以上管理人员进行离职面谈,并做好记录。

  (三)、办理集团公司员工子公司部门负责人(含)以上管理人员的离职审批事宜;

  (四)、办理集团公司批准离职员工行政类事项的离职交接;

  (五)、办理集团公司离职员工的薪酬结算、社保终止等事宜;

  (六)、分析集团每月的员工离职情况。

  二、子公司办公室

  (一)、依据员工副档在《员工离职申请单》中填入离职员工的基本信息。

  (二)、与本公司主管(含)以下离职员工进行离职面谈并做好面谈记录;

  (三)、负责办理本公司离职员工的离职审批事宜;

  (四)、办理本公司批准离职员工行政类事项的离职交接;

  (五)、办理离职员工的薪酬结算、社保终止等事宜;

  (六)、分析本公司每月的员工离职情况。

  第五条 其他部门离职管理职责

  一、离职员工所在部门:

  (一)、接收员工书面辞职申请并提出意见;

  (二)、提出与所辖员工除辞职外的其它种类的终止劳动合同关系的建议

  (三)、参加与离职员工的离职面谈;

  (四)、办理获批离职员工在本部门工作事项、工具、资料等离职交接。

  二、集团公司/子公司财务部:

  审核本公司离职员工借支状况及薪酬结算。

  三、集团公司审计部:

  实施子公司及集团公司离职高管的离职审计。

  第六条 离职管理的审批权限

  一、子公司负责人:审批本公司主管(含)以下员工离职事项。审核部门负责人以上员工的离职事项。

  二、集团公司总裁:审批集团公司总裁班子成员以下员工(集团公司财务部、审计部部长除外)、子公司主管(不含)以上员工的离职事项。

  三、集团公司董事会:审批集团公司总裁班子成员和集团公司财务部、审计部部长的离职事项。

  第七条 依法辞职、辞退(非员工过失辞退)、合同期满离职管理流程及规范:

  一、工作流程:

  流程 相关记录 责任人员工提出辞职申公司提出辞退合同期满处置意见《员工离职申请单》 员工所在部门负责人《劳动合同期满处置意见征询单》 人力资源部(办公室)离职面谈《员工离职申请单》 集团公司人力资源部子公司办公室离职审计/审批《员工离职申请单》 员工所在部门/办公室/总经理所在部门/人力资源部/总裁离职交接《员工离职(异动离任)联审单》所在部门/人力资源部(办《员工离职》(异动离任)文件、 公室)/财务部/审计部物品、事项交接清单》薪资核算/社保终止《员工离职(异动离任)联审单》 办公室/人力资源部离司/离职分析在规定薪资发放日发放薪资 办公室/人力资源部。

  二、流程各环节作业规范

  (一)、离职申请规范及要求:

  1、 辞职:

  ① 合同期内员工辞职需提前三十天提出申请。

  ② 试用期员工辞职需提前三天提出申请。

  ③ 由员工本人以书面形式向自己工作部门负责人递交辞职报告,部门负责人与离职申请人沟通后,仍决定离职的,由部门负责人在收到辞职报告后的两天内,向本单位人力资源主管部门转交辞职报告,由人力资源主管部门责任人填写《员工离职申请单》交离职员工所在部门负责人。

  ④ 部门负责人收到《员工离职申请单》在两个工作日内务必与申请离职员 进行面谈并签署意见报人力资源主管部门。

  2、 辞退:

  由拟辞退员工所在部门向人力资源管理部门提出,在人力资源主管部门责任人已填入拟辞退员工基本信息的《离职申请单》中注明辞退原因。

  3、合同期满离职:

  劳动合同期满前至少三十二天,由员工所在公司人力资源主管部门向员工及工所在公司(部门)发出《劳动合同期满处置意见征询单》(附件四):

  ① 如员工在劳动合同期满不愿续签合同,员工应在《劳动合同期满处置意见征询单》中选择不续签劳动合同项并签名后,在劳动合同期满前三十天将单交还人力资源主管部门,人力资源主管部门责任人填写《员工离职申请单》)交离职面谈人。离职面谈人与员工面谈,在《员工离职申请单》上记录签字后,将单交人力资源主管部门。

  ② 如公司或部门在劳动合同期满后不愿续签合同,由员工所在部门负责人在《劳动合同期满处置意见征询单》中选择不续签合同项,签字后交公司人力资源主管部门,由人资资源主管部门责任人填写《员工离职申请单》交离职面谈负责人。离职面谈人应在劳动合同期满日前三十天与员工进行离职面谈并在《员工离职申请单》上记录签字后,将单交还公司人力资源主管部门。

  (二)、离职面谈规范及要求:

  1、员工提出离职申请后,由所在部门及人力资源主管部门与员工进行离职面谈。了解员工离职原因并确定能否挽留。

  2、部门提出的离职申请,在申请获批后,由所在部门及人力资源主管部门与员工进行离职面谈,向员工说明辞退等提前解除劳动合同的原因或其违纪事实。

  3、离职面谈参与人均应做好面谈记录并签名。

  (三)、离职审核规范及要求:

  1、《员工离职申请单》经相关人员审核后生效,并确定离职日期。审核权限见本制度第六条。离职申请未经批准人签字同意不得办理后续离职手续。

  2、高管人员离职申请经批准后视情况由集团公司决定是否需进行离职审计。如需进行离职审计,则在离职审计完毕后方可确定离职日。

  3、因员工原因给公司造成经济损失,在经济赔偿未处理完毕以前,不予办理离职手续。

  (四)、离职交接规范及要求:

  1、在离职生效日,由人力资源主管部门通知离职管理相关部门及离职员工办理

  离职交接手续,并由相关人员填写《员工离职(异动离任)联审单》(附件二)。如离职交接内容较多,在《员工离职(异动离任)联审单》中填不下的再加填《员工离职(异动离任)文件物品事项交接清单》(附件三)。离职交接主要包括以下内容:

  ① 所在部门:工作事项、工具、资料、借用物品等交接,由经办人及部门负责人签名确认。

  ② (集团公司/子公司)财务部:对离职员工借支状况进行审核,由经办人及财务部负责人签名确认。

  ③ 办公室:收回离职员工胸卡、办公用品、工作服等物品。

  ④ 离职员工:在员工离职交接表单上,对离职交接内容签名确认。

  2、以上部门如未按要求办理离职手续,导致交接不清,给公司造成损失,应追究相关人员责任。

  3、关键或特殊岗位员工离职,除按本制度规定执行外,还应按相关岗位工作交接规定执行。

  第八条 因员工过失被辞退离职、擅自离职管理流程及规范

  一、 工作流程流程 相关记录 责任人员工违纪事实达到辞退程度擅自离职事项违纪事实 所在部门提交员工违相关规章制度 相关规章制度 纪报告及处理意见做出辞退决定,由所在公司提出意见后报请集团公司、工会通过辞退决定 违纪员工所在公司、集团公司、工会书面通知被辞退离职人被辞退离职人签收 人力资源主管部门邮件寄离职交接(拒不履行离职交接者,由所在公司组织进行清查,提交损失报告)《员工离职(异动离任)联审单》相关部门《员工离职(异动离任)文件、 相关部门物品事项交接清单》停发薪资、终止社保。追缴擅自离职被辞退离职人所造成的损失。《员工离职(异动离任)联审单》人力资源主管部门员工所在部门集团法律顾问

  二、流程各环节作业规范:

  (一)、离职意见的提出规范:

  员工擅自离岗、旷工或违纪事实达到公司规章制度所订立的辞退条件或擅自离岗事实成立,由违纪员工所在部门出具《员工离职申请单》,附书面材料及及辞退依据,提出处理意见,提交所在公司人力资源主管部门。

  (二)、做出辞退决定规范:

  公司人力资源主管部门对部门提交的处理意见进行初审,调查,依调查结果对处理意见的合理性提出初步意见后依人事管辖权限提交总经理办公会或总裁办公会做出决定并通知工会。

  (三)、书面通知被辞退离职人规范:

  1、辞退决定做出后,由人力资源主管部门以书面形式向被辞退离职员工告知辞退决定和办理离职的时间及相关要求。

  2、书面通知的主要方式及要求:

  ① 被辞退离职人当面签收。签收后由人力资源主管部门将签收件原件存档。

  ② 依员工档案所留地址以挂号信或快递方式寄达。由人力资源主管部门将发信存根存档。

  ③ 以登报方式告知。由人力资源主管部门将刊登通知的报纸保留存档。

  (四)、离职交接规范:

  1、按本制度第七条第二款第(四)项:离职交接规范及要求办理离职交接。

  2、如离职员工拒绝办理离职手续,或擅自离职行为造成无法办理离职手续,由所在公司人力资源主管部门牵头,离职员工所在部门、财务部(管理人员需视情况决定是否需集团审计部参与)对其工作事项、物品、借支项、需赔偿项等进行核查,同时对其非正常离职给公司造成的损失进行评估,做出书面报告报所在公司或集团公司。

  第九条 离职薪资结算和欠公款、经济责任清算规范及要求:

  1、离职员工薪资结算按集团公司《薪酬管理制度》执行。

  2、由人力资源部经办人会同离职员工及所在部门、财务部对离职员工在离职前所涉及的处罚项、借支项、应交社保款项或给公司造成经济损失赔偿项、违反服期及竞业限制协议所应承担的违约金进行清算,依实际金额在薪资中扣除后确定最终支付金额。由经办人、离职员工及人力资源部负责人签名确认。

  第十条、员工离职社保关系转移规范及要求:

  1、员工离职后,人力资源主管部门应及时办理离职员工社保停保事宜,按规定转移社保关系。

  2、如因未及时办理停保事宜导致社保费用产生,由经办人承担。

  第十一条 公司对离职员工的经济补偿

  一、经当事人双方协商一致解除劳动合同,由公司提出的,按《劳动合同法》和公司相关规章制度的规定办理。

  二、员工擅自离职、因员工过失被辞退等提前中止劳动关系的行为,公司不给予任何经济补偿。

  三、离职员工未按要求办理离职手续,公司不给予任何补偿。

  第十二条 辞职员工对公司的赔偿

  一、由公司出资培训的员工,劳动合同期未满,因个人原因提出提前解除劳动合同关系时,按培训协议规定进行赔偿。

  二、竞业限制:

  三、依法离职员工其薪资不足以冲抵其应支付款项,差额部分向公司进行赔偿。

  四、员工擅自离职给公司造成损失的,按实际损失向公司进行赔偿。

  五、按《劳动合同书》及附件所约定的赔偿规定进行赔偿。

  六、离职员工拒绝赔偿,公司将依法向其提起诉讼,以维护公司的合法权益。

  第十三条 离司和离职证明规范:

  离职员工按本制度规定办理完手续后,方可离司,公司可以应离职员工要求,开具其离职证明(附件五)。

  第十四条 档案管理:

  1、员工离司后,离职员工所在公司人力资源主管部门应将离职员工人事档案与在职人员人事档案分离。

  2、离职员工人事档案及已经解除或者终止的劳动合同的文本保存时间自离职生效之日起,不得少于二年。

  第十五条 离职分析:

  离职管理主管部门每月应做一次离职员工分析报告,主要从离职员工结构、离职原因等方面进行分析,并提出改进措施,使员工流失率控制在合理的范围。